Kerntaak is toezichthouden en goedkeuren begroting, jaarrekening en werkplan van het bestuur
In de vorige nieuwsbrief is weergegeven hoe de Verenigingsraad van de PvdA statutair in elkaar zit. De Verenigingsraad is in het hart van de vereniging PvdA geplaatst om toezicht te houden op het reilen en zeilen van de vereniging met de bevoegdheid tot goedkeuring van de begroting, de jaarrekening en het werkplan van het bestuur.
In deze aflevering gaat het over de focus van de Verenigingsraad in de komende jaren en ook over de grondslag van haar werkwijze, maar vooral over de houding van de verenigingsraad ten aanzien van ledendemocratie van onderop.
De volgende nieuwsbrief besteedt aandacht aan het functioneren van de Verenigingsraad in de praktijk van alledag.
Over de wijze waarop dit artikel tot stand is gekomen
Ter inspiratie voor dit artikel is gesproken met twee leden van de Verenigingsraad, Christel Kardolus en Bas Sepers.
Christel is afgevaardigde vanuit de afdeling Delft/Midden-Delfland en Bas Sepers van het gewest Noord-Holland.
Christel en Bas zijn leden van de VR-commissie Strategie en Ledendemocratie.
Vanuit de Verenigingsraad is Bas Sepers, samen met Daan Dankaart, afgevaardigd naar de door het Partijbestuur ingestelde Permanente Werkgroep Ledendemocratie waarvan Otwin van Dijk de voorzitter is.
Samenstelling van de Verenigingsraad ligt vast
Verenigingsraad houdt toezicht op het politieke reilen en zeilen van de politieke vereniging
De Verenigingsraad komt om de maand bijeen in een vergadering. De leden van de Verenigingsraad zijn afgevaardigden van een afdelings- of gewestelijk bestuur. Alle gewesten hebben een afgevaardigde, maar dat geldt niet voor alle afdelingen. Zo kunnen alleen afdelingen die meer dan 0.8% van het totale aantal PvdA leden in zich verenigen een afgevaardigde benoemen. Eenvoudig gezegd: wanneer de PvdA 40.000 leden telt, ligt de grens bij 320 leden. Daarmee hebben de kleinere afdelingen het nakijken. De gewesten dragen daarom ook een bijzondere verantwoordelijkheid om de niet rechtstreeks in de VR vertegenwoordigde kleine afdelingen te representeren.
Omdat de afdelingen worden verenigd in de Verenigingsraad vormt deze een goede weerspiegeling van wat in de kern van de vereniging leeft.
In de volgende nieuwsbrief wordt een lijst van benoemde leden van gewesten en afdelingen gepubliceerd, evenals een overzicht van afdelingen die, hoewel daartoe gerechtigd, nog geen afgevaardigde hebben benoemd.
Organisatie van de Verenigingsraad
Wanneer je met ruim dertig mensen bijeen bent, is het praktisch om met vaste commissies te werken. De commissies bereiden op specifieke onderdelen de vergadering van de Verenigingsraad voor.
Het begint met de Agendacommissie. De Verenigingsraad kent geen inhoudelijk voorzitter maar in de praktijk bepaalt de Agendacommissie daarom de agenda samen met de directeur van het partijbureau
Inhoudelijke commissies: Financiën, Communicatie, Vrijwilligers en kaderbeheer, -versterking & ledenwervingsbeheer, ICT, Administratie & Borging en Ledendemocratie/Strategie.
Taken Verenigingsraad
De algemene taak van de Verenigingsraad is kortweg toezicht houden op het reilen en zeilen van de politieke vereniging PvdA. Hiermee houdt zij in de gaten of de combinatie van doelen, taken en het functioneren in werkelijkheid goed op elkaar aansluiten en de samenwerking goed loopt.
Het toezicht kan eventueel zelfs uitmonden in het onthouden van goedkeuring en het daarmee blokkeren van de begroting, het werkprogramma van het bestuur en de financiële jaarrekening.
Statutair is de Verenigingsraad een beslissende rol gegeven in de ‘Checks and balances’ binnen de vereniging PvdA. Zie ook het vorige artikel over de Verenigingsraad voor de statutair vastgelegde taken van de Verenigingsraad.
De lijnen waarlangs het toezicht loopt
Waken over effectiviteit en doelmatigheid van de partijorganisatie doe je niet zomaar. De Verenigingsraad heeft vastgesteld langs welke lijnen zij haar toezicht uit wil oefenen en hoe zij wil samenwerken, onderling en met het partijbestuur.
De VR zou een rol kunnen spelen in het vinden en bewaren van de identiteit van onze partij en de beginselen van onze vereniging. Wat zijn de waarden die iemand beweegt om lid van onze partij te zijn. Daartoe heeft de Verenigingsraad, voorbereid door de Commissie Strategie en Ledendemocratie, de notitie “Tien over rood in de 21e eeuw” [1] opgesteld. De notitie vat in tien uitgangspunten samen waar het de leden uiteindelijk om te doen zou moeten zijn. Thans loopt het proces om die uitgangspunten in concrete aandachts- en actiepunten om te zetten, om die vervolgens met het Partijbestuur te bespreken en verder vorm te geven.
Partijorganisatie en de Verenigingsraad
Heel belangrijk voor de partijorganisatie is dat zij in staat is om de verworvenheden van de sociaaldemocratie te verdedigen en ook dat de organisatie aansluit op de actualiteit.
De Verenigingsraad stelt -zoals iedere gezonde organisatie- zichzelf permanent de vraag naar eigen relevantie èn of de organisatie van de vereniging een relevant antwoord heeft op de almaar veranderende werkelijkheid èn of de partijorganisatie daar voldoende op is toegesneden.
Het gaat uiteindelijk om antwoorden op eenvoudige vragen:
- Voor welk probleem is de huidige organisatievorm het antwoord?
- Doet de organisatie de goede dingen en doet zij de goede dingen goed?
- Het kan altijd beter, dus wat dient er hier en nu veranderd te worden?
Ledendemocratie en de Verenigingsraad
Het gaat de Verenigingsraad wat betreft de ledendemocratie, naast de gangbare ICT-oplossingen, om een viertal aandachtspunten:
- Onthaal van nieuwe leden, is er een warm welkom?
- Track & Trace van besluiten in de vereniging, denk ook aan het volgen van door het congres of een algemene ledenvergadering ingediende en aangenomen moties.
- Draaien de voorcongressen, de ledenraad en de stemkamer wel goed?
Een algemeen gehanteerd draaiboek voor het houden van een voorcongres vereenvoudigt de organisatie aanmerkelijk. - Verloopt netwerkvorming nog wel spontaan vanuit de leden en is deze nog wel effectief?
De eerste drie punten zijn ook als belangrijk naar voren gekomen in de evaluatie van de ledendemocratie uit 2019. De Permanente Werkgroep Ledendemocratie (die is ingesteld door het partijbestuur) werkt deze punten op dit moment uit.
Wie keurt het eigen vlees?
Concrete verbetering als algemeen aandachtspunt is de grondslag waarop de Verenigingsraad is gevestigd.
De Founding Fathers (and mothers, for that matter) die de statuten opstelden waren, zoals dat hoort, wijs en verstandig. Zij zagen in dat intern toezicht op het reilen en zeilen van de organisatie van de vereniging PvdA ook bij de partij niet mag betekenen dat de slager zijn eigen vlees keurt.
De statuten voorzien in het zoeken van verbinding tussen de organen zoals bestuur, presidium beroepscommissie etc. Daartoe zijn de diverse partijorganen zo gepositioneerd dat zij elkaar in balans houden (via een “linking pin”).
De Verenigingsraad kan het beter doen
De Verenigingsraad ligt, gezien de taken en bevoegdheden, in het hart van de vereniging PvdA. Helaas maakt de Verenigingsraad dit nog niet ten gelde. Waarom is dit zo? Wellicht is het de beperkte bekendheid van wat de VR kan betekenen voor de leden, de manier waarop de VR naar de leden terugkoppelt, of de manier waarop de VR en de partij als vereniging georganiseerd zijn. Misschien ligt een oorzaak in het feit dat de VR toch met name over weerbarstige materie vergadert zoals partijfinanciën, organisatiezaken en dergelijke, waarvoor in eerste instantie kennis over en ervaring met het reilen en zeilen binnen de vereniging nodig is.
– De agenda bevat weerbarstige materie en dat schrikt af; partijfinanciën, organisatiezaken, strategie en ledendemocratie zijn onderwerpen waar in eerste instantie kennis en ervaring over het reilen zeilen binnen de vereniging voor nodig is en waarbij voor het vinden van werkende oplossingen ook een dosis maatschappelijke en organisatorische ervaring komt
– De gespreksonderwerpen staan vaak ver van de werkelijkheid en zijn van een abstract niveau waardoor het moeilijk is er concrete oplossingen voor te vinden.
– Het hardnekkige misverstand dat inhoud (sociaal democratische politiek) geen vorm (een goed
lopende organisatie) nodig heeft of dat een organisatorische kwestie neutraal is en geen inhoudelijke
consequenties kan hebben.
Over het verbeteren van het functioneren van de Verenigingsraad komen we in komende nieuwsbrieven te spreken
Denk bijvoorbeeld aan de verbetering van de deelname en de communicatie, het beoordelen van operationele zaken en de werkplannen van het partijbestuur.
Samen werken in plaats van touw trekken
De Verenigingsraad is, met zijn taken en bevoegdheden, de spin in het web van de partij maar heeft nauwelijks eigen initiatiefrecht.
Iedereen weet dat waar de één groen licht moet geven voor het handelen van de ander, gespreksruimte ontstaat waarin tegenspraak kan opbloeien die allen verder brengt.
Het productief benutten van de gespreksruimte tussen Verenigingsraad en betrokkenen is een belangrijke taak van de PvdA-partijorganen: partijbestuur, beroepscommissie, presidium etc.
Een kernkwaliteit voor de leden van de Verenigingsraad is dat men in staat en bereid is om als “oliemannetje” op te treden en er voor te zorgen dat andere partijorganen deze zaken serieus nemen.
Dit beschouwen we als een opdracht aan de leden van de Verenigingsraad.
Geert Eggink
[1] De notitie “Tien over rood in de 21e eeuw” is voorgelegd aan de Verenigingsraad door haar werkgroep Strategie en Ledendemocratie. Lees hier de notitie: Tien over Rood in de 21ste eeuw.